C’est étonnant qu’elles soient si peu utilisées…
…alors qu’elles sont tellement utiles. Il est rare que je rencontre des personnes qui utilisent les mises en forme conditionnelles. Pourtant, elles permettent d’améliorer visuellement tout type de fichier Excel et de rendre les informations importantes immédiatement visibles.
Dans leur fonctionnement, on distingue deux éléments : les règles et les priorités d’application de ces règles.
Les régles…
… correspondent à une ou plusieurs conditions auxquelles on applique un format. Par exemple : la mise en évidence d’un texte, d’une valeur minimale, ou encore d’un écart entre deux dates avec une couleur de cellule ou une modification du format du texte à l’intérieur de la cellule.
On peut également associer une couleur ou un motif de remplissage à des cellules vides.
Il existe plusieurs manières simples de mettre en place ces règles dans nos fichiers. Elles se gèrent depuis le ruban Accueil → Mise en forme conditionnelle.
Concernant les priorités d’application…
ce qui est intéressant est le dynamisme qu’elles apportent au fichier. Pour accéder à cette option, il faut cliquer sur « Gérer les règles » dans le menu Mise en forme conditionnelle.
On obtient alors la liste de l’ensemble des règles, avec en haut celles qui s’appliquent en priorité. En organisant correctement l’ordre de ces règles, on peut obtenir de véritables rendus proches d’une application.
Mais concrètement, dans quel contexte peut-il être utile de les utiliser ?
Pour répondre à cette question, il faut d’abord se demander : quelles sont les informations importantes dans mon fichier ?
Cela peut concerner :
- des délais,
- des valeurs hors norme,
- des catégories,
- ou encore des fautes de frappe qui entraînent des erreurs de calcul.
Les possibilités sont nombreuses.
Pour ma part, j’aime particulièrement utiliser les mises en forme conditionnelles pour les dates. Par exemple, pour mettre en évidence des écarts importants entre deux dates en utilisant la date du jour. De cette façon, les mises en forme évoluent automatiquement chaque jour ou chaque semaine, ce qui rend le suivi beaucoup plus simple.
Je l’ai mis en pratique dans la vidéo ci-dessous, n’hésitez pas à la visionner.
Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à me contacter.
À bientôt,
Pauline
Lignes & Colonnes
