Mais c’est quoi, un bon fichier Excel ?
Pour moi, c’est un fichier capable de répondre à une – ou parfois plusieurs – attentes définies en amont.
Pour mériter cette description, il doit réunir trois caractéristiques indispensables :
- Être évolutif
On doit pouvoir insérer ou supprimer des colonnes sans que cela ne devienne une contrainte énorme.
- Être visuel
L’affichage et la saisie doivent permettre de repérer les erreurs d’un seul coup d’œil. Le document doit être confortable pour l’utilisateur.
- Être analysable
Qu’il s’agisse de chiffres, de dates, d’heures ou même de texte, chaque donnée saisie doit pouvoir être exploitée et analysée.
Bien débuter son projet !
- Définir clairement l’objectif
Tout part d’une phrase simple : « J’ai besoin de… ».
- Lister toutes les données nécessaires
Inclure même celles qui peuvent sembler insignifiantes : elles peuvent s’avérer utiles.
- Identifier ce qui peut être automatisé
Pour limiter les saisies inutiles, je me pose toujours la question : avec mes compétences, qu’est-ce qui peut être automatisé ?
(Et la réponse est souvent : beaucoup plus qu’on ne le pense !)
Points d’attention importants
- Mise en forme en tableau : les avantages sont nombreux… mais ce sera le sujet d’un prochain article.
- Format des cellules : cela peut paraître dérisoire mais pourtant cela permet d’éviter bon nombre de bugs
- Pas de cellules vides ! Même si cela semble plus lisible, cela peut rapidement rendre un tableau inexploitable.
- Données répétitives : les regrouper dans des listes de validation simplifie la saisie et l’analyse.
- Formules : simples ou complexes, toute logique peut être traduite en formule.
- Macros : oui ou non ? L’automatisation peut être très pertinente selon les besoins.
- Indicateurs colorés : identifier les données avec des seuils pour les mettre en évidence visuellement.
- Fichiers partagés : si le fichier circule, pensez à protéger les formules et à expliquer clairement le fonctionnement et la logique.
À vous de jouer !
Maintenant que tout est posé, lancez-vous !
Et si Excel n’est pas votre domaine de prédilection, je peux vous accompagner :
- Audit et conseils sur vos documents existants,
- Optimisation de vos fichiers,
- Ou création complète sur mesure.
Alors n’hésitez plus !
