Cela fait déjà quelque temps que je corrige ou améliore certains fichiers afin de les rendre plus exploitables et plus faciles à analyser. Mais parfois, je suis obligée de repenser entièrement leur fonctionnement. Pourtant, certaines erreurs sont simples à éviter, et quelques bonnes habitudes peuvent faire gagner un temps précieux par la suite.
Même si ce n’est que mon ressenti, pourquoi ne pas vous présenter 3 erreurs fréquentes que je rencontre au quotidien ?
1. Les mauvais formats de cellules
La première erreur, très fréquente notamment lors de la création de graphiques, concerne le format des cellules.
Un exemple tout simple : les dates. Il m’arrive régulièrement de retrouver du texte dans des cellules censées contenir des dates. Il s’agit souvent d’un commentaire ajouté lors de la saisie. Résultat : la cellule est transformée en texte et devient inexploitable pour réaliser une chronologie ou des analyses fiables.
Dans ce cas, il est préférable d’ajouter une colonne dédiée aux commentaires plutôt que de modifier le contenu de la cellule de date.
On peut dire la même chose pour les heures, les adresses postales ou les adresses e-mail : le fait de formater correctement une colonne ou une ligne facilite énormément l’exploitation des données par la suite.
Après tout, le but premier d’Excel n’est-il pas d’exploiter et d’analyser des données pour améliorer un système ?
2. Les cellules fusionnées
La deuxième erreur concerne les cellules fusionnées.
Attention, je ne dis pas qu’il ne faut jamais utiliser cette option. En revanche, selon moi, elle devrait rester principalement esthétique et ne jamais gêner l’exploitation du tableau.
Les cellules fusionnées compliquent souvent les tris, les filtres, les tableaux croisés dynamiques ou encore certaines automatisations. Avant de fusionner des cellules, il est donc important de réfléchir à l’utilisation future du fichier.
3. Vouloir tout mettre dans un seul fichier
La troisième erreur relève davantage d’une habitude : vouloir centraliser un maximum d’informations dans un seul et même fichier.
À mon sens, ce n’est pas l’idéal. Les fichiers Excel deviennent lourds, ralentissent et finissent par noyer les informations importantes.
J’aime catégoriser les besoins et organiser les données de manière logique : parfois grâce à différents onglets, et d’autres fois en séparant certaines informations dans des fichiers distincts (par exemple une base clients).
Des fichiers Excel qui reflètent notre façon de travailler
Finalement, nos fichiers Excel traduisent souvent notre manière de travailler.
Je trouve qu’il est important de prendre le temps d’analyser les besoins et les compétences des personnes qui utilisent ces outils afin de créer des fichiers fonctionnels, simples à utiliser et agréables à faire vivre sur le long terme.
Et si nous travaillions ensemble pour mieux comprendre vos besoins et optimiser vos fichiers Excel ?
Contactez-moi !
À bientôt,
Pauline
Lignes & Colonnes
